Eficacia Vs Eficiencia

En palabras del gurú de la gestión Peter F. Drucker, "La eficiencia es hacer las cosas bien, eficacia es hacer las cosas correctas"

En un mundo cada vez más globalizado y con mayor competencia, el que nuestra Organización subsista y que nos diferenciemos sobre nuestros competidores aportando un valor añadido, radica en cómo apliquemos esta Eficacia y Eficiencia en el plano de la gestión operativa.

El concepto de Eficacia lo podemos definir como la capacidad para lograr las metas y objetivos mientras que el concepto de Eficiencia está más ligado al uso racional de los recursos.

Un proceso eficaz es sencillamente aquel que logra los objetivos para lo cual fue diseñado. Cuando el proceso logra estos objetivos y lo hace con el mínimo de medios y recursos, se dice entonces que el proceso es eficiente.

Un ejemplo claro es el siguiente: Un Responsable de Servicio planificó un servicio para tenerlo disponible en 4 semanas. Transcurrida la tercera semana se da cuenta que el plan es imposible de alcanzar y para cumplir con los tiempos amplia el equipo que está preparando el servicio contratando más personas, consiguiendo entregar el servicio en el tiempo planificado.

La pregunta es: El Responsable de Servicio fue eficiente o eficaz?. Un caso muy poco común verdad....?

Se puede ser eficiente sin ser eficaz? , Se puede ser eficaz sin ser eficiente?.  La respuesta a ambas cuestiones  es afirmativa.

Donde se encuentra mi Organización:

¿Cómo puedo ser más Eficaz y Eficiente?

Ahora que sabemos dónde estamos, ¿Cómo podemos ser más eficaces y eficientes?

Existen un gran número de Metodologías como Lean, TQM, EFQM, ISO entre otras muchas que tienen como denominador común la “Mejora Continua de Procesos” y que nos servirán de marco de referencia para orientarnos hacia la mejora de la eficiencia.

Estaré encantado de recibir vuestras opiniones en unos tiempos de crisis donde estas dos palabras tienen especial relevancia.

En artículos futuros iremos abordando de manera pormenorizada cada una de estas Metodologías así como otros aspectos de especial interés alrededor de la Mejora Continua de Procesos.

Eficiencia Operacional

En el actual escenario de globalización, las Organizaciones independientemente de los mercados donde estén posicionadas, tienen la necesidad ser más competitivas y eficientes.

La eficiencia operacional y la capacidad de adaptación al cambio han pasado a ser los principales elementos de valor añadido de cualquier Organización sobre sus competidores.

La eficiencia operacional significa lograr unos costos más bajos y calidad superior. Existen diversos aspectos dentro de las organizaciones a través de los cuales podemos alcanzar estos objetivos. En el artículo de hoy abordaremos la Mejora en los Procesos  como estrategia para habilitar el logro de una eficiencia operacional en nuestra Organización.

La mayoría de las Organizaciones se encuentran en una búsqueda permanente de soluciones tecnológicas centradas en el cliente y orientadas al mercado que les permitan aumentar su cartera de clientes y fidelizar los existentes, manteniéndose a su vez rentables y competitivas.

 La implantación de sistemas ERP, CRM, BI, CMS, etc. permiten reducir costes, un mayor aprovechamiento de la información y por consiguiente ser más eficientes. Pero esto son únicamente mejoras parciales de la operativa.

En este escenario puramente tecnológico y con una crisis tan importante como la que nos está tocando vivir,  quizás sería un buen momento para pararnos a pensar y salir reforzados de la misma. La pregunta clave que nos debemos hacer es: Más allá de los Sistemas de mi Organización, ¿Conozco cómo trabajo? y ¿Mi Organización lo conoce?.

La respuesta es que debido al "día a día", a la visión tecnológica centrada en el cliente  y otras muchas causas, la gran mayoría de las Organizaciones no conoce sus propios procesos que son el ADN de la Organización.

La eficiencia operacional es lo que cualquier Organización, privada o pública, alcanza cuando la combinación correcta de personas, procesos y tecnología se diseña, rediseña y aplica para mejorar la productividad y el valor de cualquier operación, al mismo tiempo que reduce los costos de sus operaciones al nivel deseado.

Abordar una estrategia de Mejora de Procesos nos permitirá conocer como trabajamos actualmente e identificar como podemos mejorar, así como alinear de manera eficiente los procesos y recursos empresariales a las estrategias y objetivos.

Debemos conocer nuestros procesos para racionalizarlos y gestionarlos adecuadamente, de esta manera sentaremos las bases para abordar una cultura de gestión por procesos y mejora continua en nuestras Organizaciones.

 Las tecnologías BPM permiten automatizar todo el ciclo de vida y de gestión de los procesos, permitiendo así que las Organizaciones logren modelizar, automatizar, monitorizar, analizar y gestionar adecuadamente los procesos y recursos empresariales.

Estas soluciones tecnológicas no deben ser el fin, si no el medio que nos permita una estrategia de mejora de procesos. Hay muchas Organizaciones que "empiezan la casa por el tejado" implanta una solución BPM y después de mucho esfuerzo automatizan 5, 10, 15 procesos que si bien si que consiguen mejorar la eficiencia, son mejoras parciales y lo que ha conseguido en la mayoría de los casos es automatizar un proceso "Ineficiente".

Abordar una estrategia de mejora de procesos requiere del apoyo de la Dirección y debe articularse por un Plan de Implantación y una Metodología consensuada que contemple desde el análisis de Procesos actuales, Diseño, Monitorización y Mejora, así como la Gestión del Cambio dentro de la Organización

En artículos futuros iremos abordando mas aspectos asociados a los Procesos, los aspectos tecnológicos, estándares de racionalización, Metodologías, etc.